You Can Book Me, c’est un peu le doctolib des entrepreneurs ! Il existe plusieurs outils permettant à vos clients ou prospects de prendre rendez-vous avec vous directement sur votre site internet. Mon choix s’est porté sur cet outil de prise de rendez-vous en ligne que je trouve vraiment pratique et facile après une petite prise en main que je partage avec vous.
Vous aimeriez permettre à vos clients ou prospects de réserver un créneau en ligne sur votre page contact ? Vous souhaitez mettre en place des prestations en ligne payantes et sur rendez-vous ? « You Can book me » est peut-être l’outil qu’il vous faut. Personnellement, je l’utilise pour vendre ma prestation de coaching communication en ligne. Si l’outil vous inspire, commencez par créer un compte gratuit… et c’est parti !
Etape 1 : créer votre premier calendrier en ligne
Pour créer votre premier calendrier, rien de plus simple ! Il suffit de lui donner un nom, puis de lui attribuer un nom de domaine personnalisé. Votre calendrier sera ainsi accessible à une adresse web du type : mon-premier-calendrier.youcanbook.me. L’outil propose même de le personnaliser avec votre photo ou votre logo.
Mon conseil : pour une prestation à distance, préférez insérer une photo de vous, comme celle de vos réseaux sociaux par exemple, afin de personnaliser le calendrier. Les clients seront certains de bien avoir rendez-vous avec vous et personne d’autre.
Etape 2 : accéder au tableau de bord
Vous arrivez sur le tableau de bord qui fait apparaître l’adresse du calendrier avec le lien. Vous avez la possibilité de cocher le bouton « online » ou pas pour le mettre en ligne. Le bouton « Edit setting » vous donne accès au paramétrage de votre calendrier, la partie qui va demander le plus de temps.
Etape 3 : paramétrer l’introduction à votre calendrier et les modalités d’accès
Vous vous trouvez maintenant au cœur de l’outil de paramétrage. Il compte 8 rubriques dont la première – Général – vous permet de créer une phrase de présentation et de gérer les accès au calendrier.
Voici en résumé, le contenu de chaque rubrique. Nous allons les voir en détail par la suite :
- Calendrier et équipe : synchroniser le calendrier avec votre agenda habituel et le partager éventuellement avec d’autres personnes de votre équipe.
- Horaires et disponibilités : paramétrer les plages horaires disponibles, la durée des créneaux de réservation…
- Formulaires du calendrier : personnaliser les messages de confirmation de rendez-vous. C’est aussi à cet endroit que vous allez gérer les modalités de paiement en ligne si besoin.
- Notifications : personnaliser le scénario de mails envoyés au client avant et après leur rendez-vous et gérer les reports et annulations.
- Style et apparence : gérer l’apparence de votre calendrier
- Live booking page pour « page de calendrier » : accéder au calendrier en ligne
- Partager et intégrer : partager votre calendrier partout : réseaux sociaux, site internet …
Voyons cela en détail !
Etape 4 : synchroniser le calendrier avec votre agenda
L’outil vous propose de se connecter à votre agenda Google ou agenda Microsoft Outlook. Une fois connecté, You Can Book Me autorise les créneaux en fonction de votre agenda. Vous êtes ainsi certain qu’un rendez-vous ne peut pas être réservé alors que vous avez déjà calé une réunion.
Etape 5 : paramétrez vos disponibilités
Cette étape est primordiale ! Dans Availibility, vous indiquez l’organisation de votre semaine avec la durée de vos journées. Vous pouvez disposer de créneaux plus limités certains jours ou choisir de n’ouvrir les créneaux de réservation que certains jours dans la semaine. Vous indiquez aussi à cet endroit la date à partir de laquelle les réservations en ligne sont possibles.
Etape 6 : enregistrer combien de temps dure un rendez-vous
Dans la rubrique « Duration & display », vous enregistrez la façon dont se présentent les plages horaires sur le calendrier puis la durée des rendez-vous. Vous pouvez également prévoir un peu de temps entre chaque rendez-vous.
Vous avez aussi la possibilité d’indiquer combien de temps à l’avance le client peut réserver un créneau et jusqu’à quand la réservation est possible avant un rendez-vous.
Par exemple, pour ma prestation de conseil en ligne, j’ai besoin d’un temps de préparation avant le rendez-vous. J’ai donc indiqué un délai de 3 jours minimum avant le rendez-vous.
Etape 7 : personnaliser les formulaires de confirmation de rendez-vous
Lorsqu’un client réserve, un formulaire de contact apparaît pour qu’il complète au minimum son prénom, son nom et son mail. Vous pouvez compléter ce formulaire en choisissant parmi les champs proposés. J’ai par exemple choisi le champ « long answer » pour demander au client le sujet à aborder lors de l’entretien ainsi que l’adresse de son site internet, ce qui m’est utile pour la préparation.
Etape 8 : personnaliser le mail de confirmation envoyé au client après sa réservation
Après avoir complété le formulaire en ligne, le client reçoit également un message de confirmation dans sa boite mail. Vous pouvez rédiger ce message comme bon vous semble.
Etape 9 : personnalisez le scenario de mail lié à un rendez-vous
Il faut distinguer les mails reçus par le client et ceux que vous allez recevoir en tant qu’administrateur du calendrier. Lors d’une confirmation, vous recevez un mail d’information. Idem, lorsqu’un client reporte ou annule un rendez-vous. Dans ces deux derniers cas, vous allez aussi lui envoyer un mail pour l’informer que vous avez bien pris en compte sa demande et idéalement l’inciter à reprendre rendez-vous ultérieurement.
Juste avant un rendez-vous, vous pouvez envoyer un rappel au client par mail ou par texto en choisissant combien de temps et combien de fois avant le rendez-vous vous souhaitez envoyer le message. De mon côté, j’envoie un rappel unique par mail 24 heures avant le rendez-vous avec le lien de connexion.
Après le rendez-vous, vous pouvez également envoyer un message ou créer une chaine de mails pour mesurer la satisfaction client, prendre un autre rendez-vous…
Etape 10 : mettez en ligne votre calendrier
Cette fois, vous y êtes ! Il ne vous reste plus qu’à rendre visible votre calendrier sur vos supports de communication et notamment sur votre site internet. Pour intégrer votre calendrier en ligne à une page web, copiez-collez le bout de code qui vous est donné comme vous le feriez pour une vidéo Youtube. Vous avez un site WordPress ? Vous pouvez ajouter le widget dans votre interface d’administration. You can book me vous donne bien sûr la possibilité de partager votre calendrier sur les réseaux sociaux.
Il existe bien sûr d’autres outils de prise de rendez-vous en ligne comme My Calendly qui est également populaire. Lequel recommandez-vous ?
